Hướng dẫn chi tiết hợp pháp hóa lãnh sự và xin tem tím tại bộ ngoại giao và đại sứ quán Hàn Quốc tại Việt Nam năm 2023

Hướng dẫn xin tem vàng ở Cục Lãnh Sự và chia sẻ thủ tục xin dấu từ đại sứ quán Hàn Quốc. Do Đại sứ quán Hàn cũng đã update thủ tục xin dấu từ 22/3/2023, hơi khác so với quy trình hồi trước khiến cho việc tìm hiểu gặp khó khăn - Vì vậy, mình mong là bài viết  này có thể giúp ích cho các bạn đang có nhu cầu tự làm thủ tục hợp pháp hóa tiết kiệm chi phí.

THỦ TỤC XIN TEM VÀNG (CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ) HỢP PHÁP HÓA VĂN BẰNG

1. Thủ tục nộp Hồ sơ tại CIEC

Website: https://korea.ciec.vn/

- Đăng ký hồ sơ tại CIEC để xác minh giấy tờ (làm trước hoặc đồng thời lúc chuẩn bị hồ sơ xin tem vàng). Nên xác minh CIEC trước vì mất 6-9 ngày. 60k/ văn bản cần xác minh – thanh toán rồi đợi tiếp nhận
- Khi xác minh thành công -> CIEC sẽ mở tính năng “Đặt lịch hẹn” xin dấu -> Chọn ngày và khung giờ muốn nộp hồ sơ (Trừ Thứ 7,CN)
- Sau khi chọn ngày giờ, ấn vào phần “IN PHIẾU” để in tờ xác minh + lịch hẹn nộp hồ sơ tại Đại sứ quán.

[Thông báo về việc thay đổi quy trình đăng ký xác nhận lãnh sự bằng cấp tại Đại sứ quán Hàn Quốc tại Việt Nam từ ngày 06/02/2023: https://korea.ciec.vn/docs/20230131_thongbao.html]

2. Thủ tục tại cục lãnh sự bộ ngoại giao

2.1 Photo bảng điểm ĐH (Tiếng Anh/Song ngữ hoặc Dịch thuật) và bằng tốt nghiệp ĐH (có trang tiếng Anh song ngữ)

2.2 Đi công chứng dấu đỏ tại văn phòng công chứng phường, huyện, quận, xã… (cơ quan nhà nước mà công chứng được tiếng Anh) VD: phòng tư pháp Quận/ Huyện/Tỉnh. Hoặc có thể lên cổng DVC của Bộ Ngoại Giao, khai tờ khai rồi kiểm tra Cơ quan có thẩm quyền có trên hệ thống ở mục “Cơ quan cấp/chứng thực” rồi tìm ở khu vực đang sinh sống.
• LƯU Ý: Khi xin chữ ký xong KIỂM TRA kỹ lại CHỮ KÝ của người ký, xem có ĐỦ, THỪA, THIẾU NÉT giữa các bản không vì khi lên Cục Lãnh Sự mà chữ ký có sự khác biệt => sẽ bị từ chối nhận hồ sơ, phải xin lại

2.3 Khai tờ khai xin chứng nhận lãnh sự -> in ra. Ghi nhớ Mã tờ khai + mã bí mật

Chọn đúng loại giấy tờ cần chứng nhận (Bằng tốt nghiệp ĐH/ Bảng điểm/ Học bạ…). Ở phần số hiệu giấy tờ: nếu không có thì điền là 0, còn bằng gốc thì nó là “Số hiệu” hay “Serial number”. Đối với bản sao công chứng thì nó là Số chứng thực.

2.4 Đặt lịch hẹn online tại phần “Tờ khai trực tuyến”, sẽ có phần “Đăng ký xếp hàng nộp hồ sơ” -> Điền thông tin -> hệ thống sẽ thông báo giờ nộp hồ sơ. Có thể check lại bằng cách ra hỏi nhân viên đang đọc tên xem có tên trong hệ thống chưa (lưu ý đặt trước đó 1 hôm hoặc đặt ngay sáng hôm đấy) thì sẽ không cần phải xếp hàng lấy STT (việc xếp hàng lấy STT dành cho ai chưa đặt lịch hẹn online trước đó và chỉ mang theo tệp hồ sơ)

Website: Home - Cổng thông tin điện tử về công tác Lãnh sự - Bộ Ngoại giao (lanhsuvietnam.gov.vn)

2.5 Hồ sơ cần phải nộp:
- Bản gốc bảng điểm + bằng TN (đối chứng)
- 4 bản photo (2 bằng + 2 bảng điểm) đã công chứng dấu đỏ tại phòng tư pháp và có chữ ký giống/tương đồng nhau
- 2 bản photocopy của bản đã công chứng dấu đỏ (để lưu hồ sơ)
- Photo của CCCD (nộp cùng)
➔ Đến 40 trần phú Cục Lãnh sự Bộ ngoại giao (8h30)

2.6 Làm việc khoảng 2 ngày, 9h30 đến quầy số 11 -> đóng tiền dịch vụ (30k/bản) -> đem sang bàn 10 (trả kết quả), xếp giấy hẹn theo chồng thứ tự -> ngồi đợi đọc tên, khi nhận kết quả cần xuất trình CCCD để đối chiếu thông tin

2.7 Lưu ý: Phải kiểm tra ĐỦ: bằng và bảng điểm GỐC, bản được dính tem vàng, và kiểm tra kỹ DẤU GIÁP LAI (cộp giữa tem vàng và tài liệu)
• LƯU Ý: trong trường hợp không muốn lên nhận trực tiếp, có thể hỏi dịch vụ chuyển phát nhanh bưu điện ở quầy 12 (hoặc hỏi luôn ở đó là em muốn nhận tại nhà). Đóng tiền dịch vụ, ghi đầy đủ thông tin trên phong bì EMS rồi đưa họ

 
2.8 Đem giấy tờ được dính tem vàng đi photo (Đối diện Cục lãnh sự) 45A hoặc 45C (cứ bảo cho e photo là người ta tự biết phải in thế nào). Sẽ có 2 tờ (tờ 1: bản công chứng đủ 2 mặt và tờ 2: tem vàng BNG). Tờ photo phải đảm bảo dc tiêu chuẩn: dấu giáp lai còn rõ, 1 phần trên tem vàng và 1 phần trên tờ công chứng.
• LƯU Ý: Nhờ photo cẩn thận, không mất bất kỳ phần nào của bản dính tem vàng. Phí thì đắt mà photo ẩu (như mình đã bị mất 1 mảng bảng điểm, chủ quan không kiểm tra lại) thì lại mất công đi photo lại.

THỦ TỤC XIN DẤU TÍM CHO BẰNG, BẢNG ĐIỂM (VERIFICATION)

1. Vào ngày được hẹn, đến khu vực Phòng Lãnh Sự - Đại sứ quán Hàn Quốc (SQ4 Khu Ngoại Giao Đoàn, Đỗ Nhuận, Xuân Tảo, Bắc Từ Liêm, HN) mang đầy đủ bộ hồ sơ bao gồm:
- Bằng và bảng điểm bản gốc (để đối chứng tuy nhiên mìnhđược trả lại lúc nộp, chắc là xin Sau ĐH thì không cần)
- 4 bản photo công chứng có tem vàng của Cục lãnh sự (như trên)
- 4 bản photo của bản công chứng tem vàng (để lưu)
- Giấy hẹn (cùng lịch hẹn nộp hồ sơ) của CIEC in ra, điền và ký vào (Bước 1)
- Đơn đề nghị công chứng (mẫu ĐSQ Hàn), in ra điền theo mẫu
- CCCD hoặc passport photocopy (không cần công chứng)
• Có thể đến trước khung giờ đã chọn vì họ không quan tâm lắm.
• Không cần đổi tiền sang USD trước vì ở trong phòng có quầy ngân hàng đổi tiền, nhưng phải sử dụng tiền mặt để đổi

2. Xuất trình CCCD/ Hộ chiếu ở cổng để chú Công an ghi STT

3. Đi vào cổng kiểm tra an ninh, bỏ balo vào máy scan và sẽ được các chú quét như ở sân bay -> Đi vào bên trong

 
4. Khi vào, có 1 anh (lễ tân) ở quầy bên phải, mở tệp hồ sơ ra cho anh kiểm tra, nếu đầy đủ giấy tờ tài liệu cần thiết thì anh sẽ cho phiếu Số thứ tự và 1 phong bì EMS + số tiền Đô Mỹ cần nộp – 4$/ bản cần xin dấu
Nếu chưa khai Đơn xin công chứng -> anh sẽ phát cho 1 tờ khai nên không phải quá lo vấn đề này

5. Ghi Tên người nhận + Địa chỉ + SĐT lên phong bì EMS.

 
6. Đến quầy ngân hàng (phòng bé tí ở góc bên trái nhìn từ cửa vào), xếp hàng, chuẩn bị sẵn tiền mặt, đến lượt anh nhân viên NH sẽ hỏi đổi bao nhiêu -> đưa tiền mặt rồi nhận lại Đô Mỹ + tiền thừa. Nên đổi ở trong này luôn vì họ tính theo tỉ giá hàng ngày, lãi thấp hơn so với đổi từ các tiệm vàng bên ngoài

7. Ngồi đợi, theo dõi STT ở 2 quầy làm việc tiếp nhận hồ sơ VN – 2 quầy ngay sát bàn Lễ tân (không hiểu thì qua bàn lễ tân hỏi anh STT em bao nhiêu, anh chỉ luôn cho cả quầy nào, đừng ngại hỏi)

 
8. Đến STT thì di chuyển đến quầy tương ứng, mở tệp hồ sơ ra đưa hết cho nhân viên -> họ sẽ kiểm tra xem đủ và hợp lệ chưa -> nộp tiền -> Xong

Trong TH có vấn đề phát sinh thì họ sẽ thông báo để bổ sung kịp thời (cái này thì mình không rõ vì quá trình mình nộp khá suôn sẻ nên không cần phải làm lại hay bổ sung gì cả, nên tốt nhất hãy chuẩn bị thật cẩn thận đầy đủ trước khi nộp giấy tờ)

18. Ngồi đợi bên bưu điện gửi giấy tờ đến nhà thôi

P/S: Ở trang web ĐSQ Hàn Quốc có hướng dẫn nộp hồ sơ + Có file ZIP bản PDF Mẫu khai Đơn xin công chứng, tham khảo cách điền trong này https://overseas.mofa.go.kr/vn-vi/brd/m_2158/view.do?seq=715229&page=1

{tocify} $title={Table of Contents}